ufficio gare appalti

Redazionale

Sul tema “come organizzare il mio ufficio gare” non esiste una soluzione unica, per il motivo che le esigenze di una microimpresa familiare che opera a livello locale ha dei problemi diversi rispetto ad una grande impresa che svolge la sua attività tramite società partecipate o presente sul territorio nazionale con delle proprie unità locali.

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Fonte:
– decreto legislativo 18 aprile 2016, n. 50;

Sito di ricerca:
www.normattiva.it
www.avcp.it

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Personale qualificato.
In regime di libera concorrenza non si può ipotizzare di vincere in modo costante qualsiasi gara di appalto del tuo settore, qualunque sia. Puoi solo organizzare al meglio il tuo ufficio gare, tenendo presente che bisogna conoscere le norme che regolano i contratti pubblici (codice degli appalti) ed avere una adeguata qualifica tecnica-professionale.

Se la tua partecipazione alle gare di appalto è “una tantum”, per il motivo che prediligi i rapporti contrattuali con il settore del privato, può anche andare bene la soluzione di affidare la gestione della pratica alla tua segretaria che conosce l’iter burocratico per sentito dire da altri ma in caso contrario, la persona incaricata a dirigere l’ufficio gare deve:

– conoscere le norme di legge e l’iter burocratico;
– avere competenze tecniche;
– seguire la pubblicazione dei bandi di gara, compreso il loro esito;
– avere la capacità nel gestire l’organizzazione ed i tempi delle pratiche.


Obiettivi dell’ufficio gare
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Se decidi che una buona percentuale del tuo fatturato dovrà provenire dai contratti di appalto o concessioni con enti pubblici, devi fissare gli obiettivi dell’ufficio gare e su questo aspetto ti domando:
– se operi in Lombardia sei in grado di fare altrettanto in Sicilia?
– sei in grado di sostenere i costi di trasferta fuori regione?
– sei disposto a fare degli investimenti per chiedere un’attestazione S.O.A. per una classe in più o per assumere personale altamente specializzato?
– sei disposto a competere con il criterio del massimo ribasso e fino a che punto? Giusto per pagare gli stipendi senza alcun tuo guadagno?

Forse sono domande banali ma dalle risposte che darai a te stesso, potrai avere una prima base per ragionare sugli obiettivi.


Operatività dell’ufficio gare.
L’operatività dell’ufficio gare comprende tutti gli aspetti gestionali, in particolare per quanto riguarda i rapporti esterni con i funzionari delle società di certificazione (UNI UN ISO) e di attestazione (S.O.A.), nonché, i funzionari di istituiti bancari o assicurativi per la garanzie fideiussorie previste dal codice degli appalti, D.lgs. 50/2016, articoli 93 (garanzia provvisoria) e 103 (garanzia definitiva). In funzione di tutto questo, l’ufficio gare ha bisogno di una struttura snella ma bene organizzata che nella generalità dei casi è composto da:
– il titolare, a lui compete fissare gli obiettivi e sottoscrivere le offerte;
– il capo ufficio gare, è il responsabile della gestione, delegato dal titolare;
– il personale amministrativo, una o più persone che gestiscono i documenti.

Ogni impresa ha una particolare organizzazione del lavoro, quindi, non esiste un dogma uguale per tutti ad esempio, al direttore tecnico può essere affidato l’incarico di collaborare con l’ufficio gare nella fase di esamina del disciplinare e per i sopralluoghi e ci può essere il caso che in una piccola impresa, sia lo stesso titolare a dirigere l’ufficio gare coadiuvato da un tecnico per i sopralluoghi.

In genere, il capo ufficio gare è un tecnico qualificato che ricerca ed analizza i bandi di gara e poi gestisce tutti i rapporti esterni mentre al personale amministrativo, compete la compilazione dei documenti e la verifica degli allegati, nel rispetto della tempistica indicata dal capo ufficio.


Analisi delle informazioni
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E’ molto importante avere le informazioni sui bandi e queste notizie si trovano (a gratis) su internet, nei siti degli enti pubblici o gazzetta ufficiale.

Se dal bando scaricato da internet non sono chiari alcuni dettagli, è il capo ufficio gare che contatta il responsabile unico del procedimento incaricato dall’ente appaltante, per i ragguagli.

In genere, gli elementi che si focalizzano per primi sono:
– il sopralluogo, nel caso di lavori è quasi sempre obbligatorio;
– se è richiesta la gestione di un progetto tecnico migliorativo;
– la cauzione provvisoria.

Ottenute le informazioni bisogna procedere con l’analisi:
– scegliere le gare entro il territorio geografico di proprio interesse;
– scartare le gare dove si chiedono requisiti che non si possiedono;
– stimati i margini di profitto, decidere se partecipare alla gara.

Nella generalità dei casi, il capo ufficio gare ed il direttore tecnico collaborano nella scelta dei bandi di gara a cui partecipare.


Professionisti esterni.
Dipende dall’attività e dimensione dell’azienda consultare in modo costante Architetti, Avvocati, Commercialisti, Geometri, Ingegneri. In alcuni casi può essere conveniente avere un ufficio di progettazione esterno. Avvocati e Commercialisti sono indispensabili nel caso di contratti per avvalimento oppure, associazioni temporanee d’impresa. Il capo ufficio gare dovrà avere le giuste competenze per dialogare con i Professionisti che, di volta in volta, saranno incaricati.


Le gare al massimo ribasso
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Esistono imprenditori che si sono aggiudicate gare con il criterio del massimo ribasso, con un’offerta calcolata a “capoccia”, e scoprire di aver lavorato per un tozzo di pane. In ogni modo, la partecipazione alle gare di appalto al massimo ribasso può essere uno degli obiettivi aziendali ed è il titolare che decide mentre all’ufficio gare, compete la gestione del servizio.

Sul tema di “gare al massimo ribasso”, su internet ci sono agenzie che offrono servizi “miracolosi” per calcolare, con un algoritmo, la percentuale del massimo ribasso; altre agenzie fanno dei rilevamenti statistici sugli esiti di gara per la medesima categoria e classe, allo scopo di vendere i risultati della loro ricerca tramite abbonamento. Qui, gli unici che ci guadagnano sono le agenzie.


Cauzioni e sanzioni
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E’ un aspetto delicato che dovrà affrontare l’ufficio gare, per il motivo che se l’ente appaltante riscontra delle dichiarazioni o documenti non veritieri si applicano delle sanzioni: esclusione dalla gara ed incameramento della cauzione. Per la cauzione, in genere si stipulano polizze fideiussorie che possono essere rilasciate da operatori autorizzati come ad esempio, istituti bancari ed assicurativi: rivolgiti con fiducia al direttore di filiale della tua banca o al tuo assicuratore e chiedi se sono autorizzati nel rilascio di cauzione con polizza fideiussoria. In alternativa, puoi scegliere un broker assicurativo autorizzato, esperto del ramo cauzioni.

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